法人にとってのマイナンバーmy number

法人はどのような対応が必要でしょうか?(PART1)

マイナンバー制度、法人としての対応も必要です

さて、マイナンバー制度の法人レベルの対応として何が必要なのでしょうか?

マイナンバー制度ではすべての企業に対して特定個人情報の安全管理措置を求めており、全ての法人は何らかの対策が必要となります。 業務に携わっている場合がその対象となり、多くの場合、「法人」という括りで説明がなされていますが、個人事業主であっても雇用している人がいれば、マイナンバーの取得・保管が必要となるので要注意です。民間事業者はマイナンバー法で定められた事務のうち、税と社会保険の手続でマイナンバーを使用することになり、 実際的には、個人と同じく企業ごとに「法人番号」が振られることになります。
社内の実務的対応としては、従業員の税金や社会保障に関わる書類や業務取引に関わる法定調書に個人と法人の双方のマイナンバーを記載しなければならなくなるのです(具体的な書類は下記の通り)。

  • 「給与支払報告書」
  • 「特別徴収票」
  • 「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」
  • 「不動産の使用料等の支払調書」
  • このことに伴い、従業員本人及び扶養家族のマイナンバーを収集し、データベース上で管理しなければならなくなり、企業規模にもよりますがマイナンバーの管理にはかなり厳重な管理をする必要を生じる訳です。

    加えて、次のような取引相手(個人)も含まれることになっているので注意が必要です。

  • 賃貸契約を締結している個人の家主
  • 顧問弁護士、顧問税理士
  • 外部の研修講師、セミナー講演者
  • 販促キャンペーン開催時の外部協力者(イベントプロモーターなど)
  • 株式配当金、株式譲渡対価、投資信託分配金の支払相手
  • また、金融機関(銀行・証券・保険)では、利子。配当・分配金。年金・満期返戻金・保険金。償還などの各種支払調書に対して、顧客のマ イナンバーを記載する必要も生じてきます(但し、これは3年の経過措置をおくとしています)。

    現時点では、マイナンバーを民間企業がビジネスに活用することは認められてはいません。ただ、法の施行3年を目処にマイナンバーの利用拡大するか否かを検討することになっています。

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    個人事業主でも被雇用者がいればマイナンバーの取得は必要です

    個人事業主であっても、従業員(パート・アルバイトを含む)を雇用していれば、マイナンバーの取得・保管が必要です。
    また、税の手続では謝金の源泉徴収票などの調書の提出のため、従業員以外の外部の方のマイナンバーも取り扱う場合もあり得ることになります(提出先は税務署、市町村、年金事務所、健康保険組合、ハローワーク等)。

    「特定個人情報」の管理が大変重要になります

    会社の従業員としては、重要な番号を第三者の手に委ねればならない訳ですが、その点で従来からある個人特定の制度(=例えば「住民基本台帳カード」)とはかなり違ったものと認識しておく必要があります。

    マイナンバーを含む個人情報は「特定個人情報」に位置づけられ従来の個人情報保護法だけでなく、より厳しい保護措置を求める番号法(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律)が適用されます。

    この法律において「特定個人情報」とは、個人番号(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。第七条第一項及び第二項、第八条並びに第六十七条並びに附則第三条第一項から第三項まで及び第五項を除き、以下同じ。)をその内容に含む個人情報をいうとなっています(以上、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律より。)

    万が一、特定個人情報が漏れてしまった際には、意図的に漏らした人物のみならず、適切な管理措置をとっていなかった企業側にも罰則が適用されてしまうので十分な配慮が必要となります。重い法定刑には「4年以下の懲役あるいは200万円以下の罰金、あるいは併科」があります。
    また、漏えいさせてしまった場合に、個人や業務委託先などから、企業に対し賠償請求が行われるといった事態も十分もあり得る訳です。

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