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法人にとってのマイナンバーmy number

法人はどのような対応が必要でしょうか?(PART2)

法人のマイナンバー取得は、あくまで限定的あるとの認識が大事です

民間事業者によるマイナンバーの取得は、税と社会保険の手続に使用する場合のみ可能で、それ以外の目的(自社の顧客管理など)で取得することはできません。 マイナンバーの取得の際にはあらかじめ利用目的を特定して通知又は公表しなければなりません(利用目的の特定の例)「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」など。 加えて、本人確認はなりすまし防止のためにマイナンバーの確認と身元の確認は厳格にすることが必須となります (マイナンバーと公的な身分証明の照合等)。具体的には以下様な方法での確認が必要です

  • 1) 個人番号カードを取得スミであれば、1枚でマイナンバーの確認と身元の確認が可能
  • 2) 個人宛の通知カードでのマイナンバー確認と、その他の公的な身分証明書(運転免許書、
    パスポート等)を照合する
  • 3) 運転免許証やパスポートなどがない場合の身元確認の方法は税や社会保障でそれぞれ
    ルールが決められる(予定) (例)健康保険の被保険者証と年金手帳などの2つの書類など
  • 4) 通知カードを仮に紛失などしていれば、マイナンバー付の住民票の交付を
    受けることによる確認
  • 事業者は利用目的以外の利用・提供は厳禁です

    取得の際と同じく、法律で定められた税と社会保険の手続に使用する場合を除き、マイナンバーを利用・提供してはならないことになっています 社員番号や顧客管理番号としての利用は、仮に社員や顧客の同意があってもしてはならないことになっています。

    但し、内閣官房開設ページ掲載のPDF書類「中小企業の皆さんへ(入門編)」に(社員名簿にマイナンバーを記載することを禁止するものではありません)の文言があります。どのような状態の「社員名簿」をさすのか、色々と議論もあるかと思います。保管や廃棄のルール、事業所でのルールつくりが必要なことは言うまでもありませんが。

    マイナンバーを含む個人情報は必要がある場合だけ保管が認められています。
    (例)雇用契約などの継続的な関係がある場合、法令で一定期間保存が義務付けられている場合等。
    必要がなくなったらマイナンバーを廃棄又は削除が原則です。
    (例)税や社会保険の手続で使わなくなり、法令で定められた保存期間を経過した場合
    なお保管義務期間が決まっている場合、その期間はマイナンバーも保管可能です。
    いずれにせよ、マイナンバー取得の必要がある事業所については、従来の個人情報間よりも一層厳格に行う必要が求められます。

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    小規模事業者のマイナンバー対応はこの一冊で解消できそう

    政府各省庁のPRに加えてマスコミ各社の報道、IT関連企業の「マイナンバー制度」への広告もあって、4月以降は特に関連情報が増加してきたようだ。 制度の概要の大筋はなんとなく理解できても、例えば小規模事業者が日常業務での具体的な対応のイメージの湧かない人は多くいないだろうか? 実務担当者に最適なこの一冊、 A4サイズ60ページ弱と簡素な雰囲気。ところが実務面での対応方法が実にわかリ易く解説されています。また、制度実施に併せて行うべき事前準備を時系列的に解説。また、従業員への通知文等の書式例が掲載されたりしています。

    今押さえるべきマイナンバー理解のカギ
    (社労士税理士マイナンバー実務研究会 出版社: 労働新聞社)


    掲載書式サンプルは以下の通り

  • 個人番号の報告書
  • 会社から従業員に、扶養家族の個人番号を報告するよう命じる場合の委任状
  • 特定個人情報に関する誓約書
  • (報酬支払先が個人の場合のための)XXX料お支払のためのマイナンバーご提出のお願い
  • 代理人が個人番号記載の書類を一時預かる場合の委任状
  • このように具体的な例を見せられると、きっと「あ〜、具体的にはこのような言い回しでいいんだ」とか、日々の仕事の中にどんな風に落とし込むかがイメージされてくるように思います。

    社会保険、未払い企業には痛手が待ち受ける?
    マイナンバー制度導入の目的は、税や社会保障を巡る「公正な給付と負担の確保」が、その一つに挙げられる。今回の法人番号導入により、「社会保険(厚生年金、健康保険)」への加入促進と支払を免れている企業への支払い督促は厳しさを増すことになりそうだ。
    法人番号に国税庁と日本年金機構のデータが結びつけば、社会保険に未加入の事業所はより簡単に見つけ出すことが出来てしまう。 所得税を源泉徴収していながら、日本年金機構のデータにない事業所なら、社会保険事務所に可能性が高いと、すぐに判る訳だ。

    年金事務所から社会保険の未適用を指摘されたら、最大で過去2年分の社会保険料を支払わねばならない。この場合、未納保険料額に対し年14.6%の延滞金(納期限から3ヶ月までは年7.3%)が加算される。また、仮に事業者が過去2年分をさかのぼって支払っても、社会保険料は事業者と従業員で折半が普通。こんな場合、従業員から過去2年間の従業員負担分の社会保険料を回収が出来るか・・・と言う問題に派生し、経営者にとってはアタマの痛い出来事ばかりになる。

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